Selbstorganisation bei PROTOS
Lasst uns die Welt retten – eine Firma nach der anderen
Sie kennen sicher die Situation: Das Projekt mit einer Laufzeit von vielen Monaten und einem sehr großen Budget benötigt eine kleine, aber sehr wichtige Software-Lizenz für 400 €. Leider ist kein Budget mehr vorhanden und die Entscheidung, Freigabe und Bestellung dauert Monate. Wie kann es sein, dass eine Entscheidung über 400 € ein Projekt mit einem Budget von mehreren Millionen Euro ausbremst? Und das ist sicher kein Einzelfall.
Was läuft häufig schief in vielen Firmen?
- Warum dauern (wichtige und unwichtige) Entscheidungen in klassischen hierarchischen Organisationen derartig lange? … obwohl doch alle genau wissen, was zu tun wäre
- Warum werden die Listen mit den offenen Punkten immer länger?
- Warum sind viele Mitarbeiter in manchen Firmen so unzufrieden?
- Warum werden für die Firma, die Umwelt oder die Gesellschaft schädliche Entscheidungen getroffen?
Die Beantwortung dieser Fragen wird in vielen Firmen, Projekten oder Teams immer dringender. Einen Ausweg versprechen die Selbstorganisation und Methoden wie Sociocracy oder Holacracy.
Warum beschäftigen wir uns mit Selbstorganisation?
Wir bei PROTOS sind derzeit auf dem Weg von einer reinen Software-Dienstleistungsfirma zu einem Produkthaus. Dies bringt sehr viele Herausforderungen mit sich. Wir müssen z.B. das komplette Geschäftsmodell umbauen, während wir das Wachstum managen.
Was genau sind also unsere Probleme?
- Wie können wir Wachstum und Umbau des Geschäftsmodells managen?
- Wie können wir schneller werden?
- Wie reduzieren wir die permanente Überlastung der Geschäftsführer als wichtigsten Flaschenhälsen?
- Wie können wir die intrinsische Motivation des Teams hochhalten?
- Und das Wichtigste: Wo beginnen wir damit, die Welt zu verbessern?
In unserer Firma!
Aber – können wir das mit klassischen Managementmethoden erreichen?
Kann Selbstorganisation helfen?
Die Selbstorganisation
Wenn es keine klassische Führung mehr gibt, stellt sich zunächst die Frage: Was ist die Aufgabe von Führung – auch bei Selbstorganisation?
- Entscheidungen treffen
- Sich gemeinsam in die richtige Richtung bewegen
- Konflikte verhindern oder lösen
Bei vielen dezentralen Organisationen nehmen Kreise den Platz der hierarchischen Strukturen ein. Hierbei wird Kontrolle durch Vertrauen ersetzt.
- Sehr viele Entscheidungen werden dezentral und schneller getroffen
- Kreise können sich dezentral und sehr viel schneller ändern als (tiefe) Hierarchien. Wie schwierig Strukturänderungen bei klassischen Organisationen sind, haben viele sicher schon erlebt.
Welche Bausteine nutzen wir hauptsächlich?
Die Soziokratie stellt einen Baukasten von Methoden zur Selbstorganisation zur Verfügung.
Kreise
Kreise sind teilautonome, selbststeuernde Teams die ein bestimmtes Thema (Domäne) verantworten. Durch die Trennung von Organisation und Inhalten und den klaren Ablauf der Kreis Meetings sind diese in der Regel sehr kurz. In den Kreisen wird kommuniziert und informiert, sowie dezentral Entscheidungen getroffen.
Definierte Rollen und Verantwortlichkeiten
In den Kreisen werden Rollen und Verantwortlichkeiten definiert. So können Prozesse sehr klar definiert und Entscheidungen weiter dezentralisiert werden.
Consent
Consent ist effektiver zur Entscheidungsfindung als Diktatur, Demokratie oder Konsens. Es wird keine Mehrheit benötigt. Dies beschleunigt in hohem Maße die Entscheidungsfähigkeit des Systems.
Das Motto für Entscheidungen: Good enough for now, safe enough to try
Next Actions und Projekte
Definierte Aktivitäten (Next Actions) müssen immer „actionable“ sein, also so definiert, dass auch wirklich gehandelt und der Punkt abgeschlossen werden kann.
Alle Aktivitäten mit mehr als einer Action sind Projekte. Das kann die Organisation eines Vortrags mit 5 Actions oder die Einführung eines Vertriebsdatenbank-Systems mit 1000 Actions sein. So gibt es immer einen klaren Aufhänger für alle Actions – entweder in den Kreisen oder den Projekten.
Welche Schwierigkeiten mussten oder müssen wir überwinden?
Nicht für jedes Thema gibt es bereits die richtigen Team-Mitglieder, die auch Motivation für das Thema haben. Das ist zwar auch in klassischen Organisationen der Fall, aber dort wird häufig einfach gegen die Motivation der Mitarbeiter entschieden und das Problem damit nach hinten geschoben. Wir müssen durch die Selbstorganisation das Problem in der Regel schnell und gründlich lösen.
Es braucht Zeit, bis sich Menschen und Organisation an die neuen Mechanismen gewöhnen. Vieles wird erst durch regelmäßiges Praktizieren in der Organisation erlernt.
Eine faire Grundgehaltsstruktur und Firmenbeteiligung sind schwierige Themen – auch in einer dezentralen Organisation. Wir haben aber die Gewinnbeteiligung bereits sehr schnell und fair im Team entschieden. Dies hat uns gezeigt, dass wir auch Themen, die in vielen Firmen sehr kritisch sind, im Team entscheiden können.
Wir testen gerade dezentrale Mitarbeitergespräche. Ich als Geschäftsführer finde es spannend, dass ich ein Mitarbeitergespräch mit Kollegen führe, aber in umgekehrter Richtung. Dem sollten sich alle Manager mal stellen. Man lernt viel dabei!
Positive Effekte
- Jeder hat eine Stimme und wird gehört – regelmäßige Kreismeetings führen zu kurzer, aber häufiger Kommunikation. Jedes Thema (Spannung) muss im Kreis bearbeitet werden.
- Jeder kann schnell Entscheidungen treffen
- Jeder ist in hohem Maße über die aktuellen Aktivitäten informiert
- Hohe Motivation im Team durch Übernahme von Verantwortung
- Entscheidungen und Verbesserungen passieren ohne Manager – Die Folge: Entscheidungen werden sehr viel schneller und meist auch besser getroffen
- Aufräumen und Optimierung passiert viel häufiger – die Organisation wird schneller
- Jeder kann um Hilfe bitten – auch der Geschäftsführer
- Das „WIR“ Gefühl wird stärker
- Ich (als Geschäftsführer) habe weniger Arbeit mit Entscheidungen und kann mich mehr auf strategische Dinge konzentrieren (für die es auch einen Kreis gibt)
- … und vieles mehr!
Ein Beispiel zu den schnellen Entscheidungen: Unser Rekord für eine sehr wichtige Änderung eines Features unseres Produkts von der Kundenanforderung bis zum erfolgreichen Einsatz beim Kunden: weniger als 12 Stunden – und das ohne nennenswerte negative Auswirkungen auf andere Themen. Das macht sowohl dem Kunden als auch unserem Entwicklungsteam Spaß!
Welche Schlüsselmethoden nutzen wir sonst noch?
Soziokratie ist zwar die zentrale Methode für unsere Organisation, aber es werden natürlich noch andere Methoden benötigt.
Zur Entwicklung von Positionierung und Strategie, sowie zur Optimierung der Abläufe wenden wir z.B. die Engpass-konzentrierte-Strategie (EKS) und Getting-Things-Done (GTD) an. Beide Methoden passen äußerst gut zu unseren dezentralen Mechanismen, da beide auf Prinzipien basieren, die auf allen Ebenen angewendet werden können. Darauf sollte man unbedingt bei der Einführung neuer Methoden achten.
Wie fängt man an und worauf sollte man achten?
- Klein anfangen und dann ausbauen. Von unten nach oben oder von wenig bis viel – die Bausteine der Soziokratie ermöglichen einen einfachen Einstieg
- Gemeinsam Mission, Prinzipien und Werte entwickeln. Nur wenn man ein gemeinsames Ziel hat und die Rahmenbedingungen klar sind, kann man sich gemeinsam in die richtige Richtung bewegen
- Transparenz – alles wird offengelegt. Wir hören oft: Aber man kann doch nicht jedem in der Firma alles offenlegen – doch, kann man und sollte man. Erst Transparenz ermöglicht sinnvolle, dezentrale Entscheidungen
- Umbau komplett ohne Beteiligung des aktuellen Managements ist schwierig – traditionelle Hierarchien zeigen häufig allergische Reaktionen auf dezentrale Methoden und stoßen diese ab
- Nichts ist in Stein gemeißelt
… und das Allerwichtigste
Vertrauen funktioniert nur in beide Richtungen! Traut Euch den ersten Schritt zu gehen!
Buchtipps:
- Reinventing Organizations / Frederic Laloux
- Sociocracy 3.0 – The Novel / Jef Cumps
- Holacracy: The New Management … / Brian J. Robertson
- Ein humorvoller Motivator: Wie sich Menschen organisieren, wenn ihnen keiner sagt, was sie tun sollen / Lars Vollmer
Links: - Frédéric Laloux on Soulful Organisations (Video)
- Sociocracy Homepage und Leitfäden